Bauen Sie kein System für den Zertifizierer auf, sondern nur zum Nutzen für Ihr Unternehmen!

Sie erwarten jetzt sicher eine Abhandlung wie man Systeme clever aufbaut. Ich möchte Sie jedoch verschonen über

Viel wichtiger erscheint mir, dass Sie die Erwartungen an Ihr Führungssystem formulieren können und bereit sind etwas zu verändern.

Ausserdem ist es unabdingbar, das ganze als Chefsache in dem Sinn anzusehen, dass Sie das vorleben, was Sie auch von Ihren Mitarbeitern erwarten.

Diese 4 Schritte sind für mich wichtiger als die Erfüllung irgend einer Norm. Sie sind sozusagen der erste «Spatenstich» eines Führungssystems.

Genau Sie haben es erraten. Sie haben jetzt bereits Ihre Strategie erarbeitet.

Diese Phase ist aber auch ausschlaggebend für den Erfolg. Kleineren und mittleren Unternehmen empfehle ich den Beizug eines Begleiters, wie zum Beispiel ich, der unabhängig und frei von ihren Alltagsproblemen ist und keine interne «Politik» macht.
Der nächste Schritt ist die Definition Ihres Geschäftsprozesses. Dieser sollte eine möglichst logische Abfolge des ganzen Unternehmens darstellen und Lücken aufzeigen. Der Geschäftsprozess ist der Leitfaden durch das ganze System.
Jetzt kommt die Knochenarbeit, nämlich die Aufnahme und Beschreibung der einzelnen Prozesse. Dabei sollte so vorgegangen werden, dass der Input, die eigentlichen Tätigkeiten und das Resultat beschrieben werden. Im Idealfall werden bereits «Prozessmerkmale» definiert, da Sie in der Normrevision vorgesehen sind.

Beachten Sie auch, dass der Output jedes Prozess, im Idealfall der Input des folgenden Prozesses ist.

Wenn Sie Ihr System beschreiben, sollten Sie auch laufend die Anforderungen der entsprechenden Norm beachten. Einige Normanforderungen werden Sie für übertrieben halten. Im richtigen Blickwinkel und vor allem für Ihren Betrieb richtig interpretiert, machen die Anforderungen aber Sinn. Zur Auslegung und Interpretation der Normanforderungen, empfiehlt sich der Beizug eines Spezialisten unbedingt.

Sobald dann die Prozesse beschrieben sind, sollten Sie als verbindlich erklärt werden. So bald als möglich sollte genau nach diesen gearbeitet und in der Praxis erprobt werden. Erkannte Verbesserungen sollten von allen Beteiligten eingebracht werden.

Nach Beschreibung der Abläufe sollte die ganze Dokumentation auf Erfüllung der angewandten Norm geprüft und fehlende Aspekte ergänzt werden. Dies kann durch einen Berater erfolgen. Dasselbe Prozedere wird vor der Zertifizierung durch die Zertifizierungsgesellschaft gemacht.

Nach der Einführung sollte ein internes Audit gemacht werden. Es ist die beste Methode um die Einhaltung und Wirksamkeit Ihrer eigenen Vorgaben zu überprüfen.

Wenn Sie jetzt sicher sind, dass Ihr Unternehmen für eine Zertifizierung vorbereitet sind und sie das auch wollen, melden Sie sich bei einer Gesellschaft an und besprechen das weitere Vorgehen mit dem Zertifizierer.