Ausbildung interner Auditoren oder

Professionelle interne Audits in Ihrem Betrieb durchführen lassen. Es zahlt sich aus!

1. Auditarten

2. Anforderungen an Auditoren
2.1 Wesentlicher Inhalt der Norm ISO 10011-2
2.2 Wesentlicher Inhalt der Norm ISO9001
2.3 Sinnvolle Fähigkeiten für interne Auditoren

3. Unterschiede internes / externes Audit
3.1 Überprüfen der Vorgaben auf Einhaltung
3.2 Fragestellung

4. Potential interner Audits

5. Gruppenarbeit: Gründe und Auswirkungen

6. Auditdurchführung
6.1 Übersicht
6.2 Das Audit
6.3 Auditauswertung
7. Auditmassnahmen
7.1 Korrekturmassnahmen
7.2 Hinweise
7.3 Empfehlungen

8 Auditbericht
8.1 Auditdaten
8.2 Gliederung

Internes Audit

Überprüfung der intern festgelegten Vorgaben auf Einhaltung und Wirksamkeit. Weitere Möglichkeiten liegen bei der Schulung, Motivation und vor allem beim Erkennen von Verbesserungspotential sowie der Optimierung des Systems und der Organisation.

Voraudit

Überprüfung des Systems auf Normkonformität sowie auf Einhaltung der festgelegten Vorgaben. Es kann auch als "Hauptprobe" für das Zertifizierungs-Audit angesehen werden.(Es entstehen keine Konsequenzen betreffend der Zertifizierung.)

Zertifizierungs-Audit

Wie Voraudit jedoch mit offiziellem Charakter. Meist etwas gründlicher und mehr Zeitaufwand.

Nachaudit

Überprüfung erkannter Schwachstellen beim Audit, die nicht auf dem administrativem Weg abgewickelt werden können.

Zwischen-Audit

Periodische Überprüfung des Systems auf Einhaltung.Überprüfung neu gestalteter Abläufe. Überprüfung der Wirksamkeit des Systems.Normalerweise mit dem halben Aufwand des Zertifizierungs-Audits.

Wiederholaudit

Wie Zertifizierungsaudit, nach Ablauf der Gültigkeit von 3 Jahren.

Schulbildung
- Zwischen Lehrabschluss und akademischem Grad.
- In der Lage sein Vorstellungen und Gedanken in der Landessprache mündlich und schriftlich klar und fliessend auszudrücken

Zweck: Allgemeiner Wissensstand und gute Didaktik gewährleisten.

Schulung
- Notwendige Schulung um die Fertigkeit zu beherrschen Audits durchzuführen und zu Leiten.
- Kenntnis und Verständnis der Normen
- Methodik der Bewertung, Untersuchung, Befragung, Beurteilung und Berichterstattung.
- Planung, Organisation, Kommunikation und Führung.
- Prüfung dieser Befähigungen ("in akzeptabler Weise")

Zweck: Vermittlung spezifischer Kenntnisse

Erfahrung
- 4 Jahre praktische Erfahrung in Vollzeittätigkeit, davon mindestens 2 Jahre in der Qualitätssicherung.
- Praktische Erfahrung durch Mitwirkung an mindestens 4 Audits (mind. 20 Tage inkl. Dokucheck, Audit und Berichterstattung)
- Ausreichende Aktualität dieser Erfahrungen.

Zweck: Erforderliche Erfahrung für Audits gewährleisten

Persönliche Eigenschaften
- Aufgeschlossen, reif, gesundes Urteilsvermögen und Integrität
- Analytische Fähigkeiten und Beharrlichkeit
- Fähig sein, Situationen realistisch zu erfassen, komplexe Vorgänge umfassend zu erkennen, jedoch die Rolle von Einheiten in der Gesamtorganisation zu verstehen.
- Nachweise von Tatsachen führen und gerecht bewerten.
- Auswirkungen von Beobachtungen und Aussagen ständig bewerten
- Geeignete Behandlung des Personals zur Erreichung des Audit-Ziels
- Einfühlungsvermögen (inkl. auf nationale Gepflogenheiten)
- Ziel durch Ablenkung nicht aus den Augen verlieren.
- Uneingeschränkte Aufmerksamkeit, volle Unterstützung gewähren.
- Stress-Situationen effektiv meistern
- Akzeptable Schlussfolgerungen ziehen.
- Bestimmtheit auch unter Druck

Zweck: Der Auditor braucht eine bestimmte Persönlichkeit und soll als solche anerkannt werden

Führungsfähigkeiten
- Erforderliche Führungsfähigkeiten für die Durchführung von Audits (nach Empfehlung ISO10011-1)

Zweck: Der Auditor braucht gewisse Führungseigenschaften.

Aufrechterhaltung der Fähigkeiten
- Kenntnisse der aktuellen Normen
- Kennen der aktuellen Auditverfahren und Methoden
- Auffrischungskurs bei Bedarf
- Nachweise der Kenntnisse (alle 3 Jahre)

Zweck: Ständige Erfüllung dieser Norm gewährleisten.

Sprache
Notwendige Kenntnisse inkl. fachspezifische Ausdrücke der auditierten Organisation.

Interne Audits
Unabhängigkeit gegenüber des direkten Verantwortlichen der zu auditierenden Stelle.

Schulung
Genügende Qualifikation auf der Basis einer angemessenen Ausbildung, Schulung und / oder Erfahrung entsprechend der Forderungen für Personal mit einer ihm speziell zugeordneten Aufgabe.

Das heisst also: Unabhängigkeit und entsprechende Qualifikation

Fachliche Fähigkeiten für Auditleiter
- Beherrschung der Audittechnik
- Planung von Abläufen
- Führung von Mitarbeitern
- Durchführung von Analysen
- Abfassen von Berichten
- Grundlagen der Q-Technik
- Kenntnis der Auftragsabwicklung
Fachliche Fähigkeiten für Auditoren
- Beherrschung der Audittechnik
- Kenntnisse des auditierten Gebietes / Prozesses
- Kenntnisse der QS Dokumentation
- Grundlagen der Q-Technik
Menschliche Fähigkeiten
- Integrität
- Objektivität
- Ausdauer
- Konstruktiv kritisch
- Zuhören können
- Beobachtungsgabe

Überprüfen der Vorgaben auf Einhaltung

Extern (Normeinhaltung)
- Die Zertifizierungsstelle kennt Ihr Unternehmen nur kurz.
- Sie hat nur die Möglichkeit Stichproben zu machen.
- Somit kann das System auch nach erfolgter Zertifizierung Lücken aufweisen.
- Ist die Norm erfüllt und werden die Vorgaben eingehalten,
- Ist der Auditor zufrieden.

intern (Wirksamkeit)
- Als interner Auditor kennen Sie das Unternehmen besser.
- Sie haben die Möglichkeit mehr zu prüfen.
- Somit können Sie Lücken erkennen und
- entsprechende Massnahmen einleiten.
- Als interner Auditor haben Sie die Möglichkeit
- Verbesserungspotential zu erkennen und entsprechende Massnahmen einzuleiten.
Fragestellung

Extern (Normeinhaltung)
Ist die Norm erfüllt?
- Sind die Vorgaben bekannt
- Sind die Vorgaben vorhanden
- Werden die Vorgaben eingehalten
- Sind Nachweise vorhanden
intern (Wirksamkeit)
zusätzliche Fragen (ohne Normerfüllung)

Sind die Vorgaben sinnvoll?

- Werden Tätigkeiten ausgeführt, die nicht beschrieben sind
- Sind Vorgaben beschrieben, die nicht angewendet werden?
- Was halten die Auditierten von diesen Abläufen, und warum?
- Sind die Vorgaben so, dass In– bzw. Output sowie die Zuständigkeit klar sind? (Ist der Kreislauf geschlossen?)

Vorgaben sind nur so gut wie Ihre Überwachung auf Wirksamkeit und Einhaltung.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass die Vorgaben eingehalten werden müssen, um ihre Wirksamkeit bewerten zu können.

Die Grundlage des internen Audits sind die Vorgaben.

Mit einer vorbereiteten Checkliste, "scannen" Sie das System.

Das Potential des internen Audits ist aber weit grösser, als nur die Einhaltung des bestehenden zu überwachen.

Ziel von internen Audits ist, die Vorgaben zu optimieren.

- Erkennen Sie Abweichungen als Chance etwas zu verbessern!
- Besprechen Sie die Vorgaben mit den Anwendern.
- Fordern Sie diese auf Vorschläge zu machen!
- Erkennen Sie Lücken im System!
- Erklären Sie Zusammenhänge und Hintergründe!
- Bestehen Sie nur auf Wichtigem.
- Geben Sie dem Auditierten ein Feedback! (Gut / weniger Gut)
- Analysieren Sie die Ergebnisse.
- Erkennen Sie Tendenzen und Möglichkeiten.
- Machen Sie Empfehlungen.

Beschreiben Sie kurz Gründe und mögliche Auswirkungen.

Gründe

Mögliche Auswirkungen

Seien Sie pünktlich.

Die zu auditierende Stelle hat sich vorbereitet und sich auf den Termin eingestellt.

Erklären Sie ihre Aufgabe als Auditor sowie den Grund das Ziel des Audits.

Sollte eine kühle Atmosphäre herrschen, oder sind die Personen nervös, versuchen Sie das Klima aufzulockern ohne zu übertreiben.

Auditieren Sie am Arbeitsplatz des auditierten. Er fühlt sich in seiner Umgebung sicherer.

Erkundigen Sie sich nach aktuellen Arbeiten.

Beginnen Sie die Befragung mit diesen.

Erklären Sie den Grund, wenn Sie sich Notizen machen.

Sagen Sie wenn Sie etwas gut finden.

Sagen Sie es ebenfalls wenn Sie etwas nicht gut finden.

Finden sie eine Abweichung, fragen Sie nach weiteren Beispielen.

Handelt es sich nicht um eine systematische Abweichung wird diese zwar notiert, löst aber im Normalfalle keine Massnahmen aus.

Beschränken Sie sich nicht nur auf die Fragen der Checkliste.

Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen ein.

Hören Sie aufmerksam hin.

Unterbinden Sie ständiges Einmischen Dritter.

Fassen Sie am Schluss nochmals kurz das Resultat mit den Beteiligten zusammen. Erklären sie weiteres Vorgehen wenn Massnahmen notwendig sind.

Was wollen Sie als Auditor wissen:
- Gibt es Vorgaben für eine Arbeit?
- Sind diese Vorgaben bekannt?
- Wird entsprechend der Vorgaben gearbeitet?
- Sind entsprechende Nachweise vorhanden?
Was wollen Sie als Auditor herausfinden:
- Sind die Vorgaben vollständig?
- Sind die Vorgaben sinnvoll?
- Sind die Vorgaben eindeutig?
- Sind die Zuständigkeiten klar geregelt?
- Ist das System wirksam?

Auditergebnisse werden nach folgenden Kriterien ausgewertet:

- Einhaltungsgrad der Vorgaben.
- Wirksamkeit des Systems.
- Erreichung der Unternehmensziele.

Erkenntnisse, aus dem Audit werden als Auditbericht dokumentiert.

Erkannte Abweichungen oder Verbesserungspotentials werden festgehalten als:

- Korrekturmassnahmen
- Hinweise oder
- Empfehlungen

Sind für interne Audits:

Grobe Abweichungen der Vorgaben zur Praxis. z. B.
- Falsche Vorgaben
- Fehlende und wichtige Vorgaben
- Falsche Zuständigkeiten
- Fehlende und wichtige Zuständigkeiten
- Systematisches Nicht–Einhalten der Vorgaben.
Sind für externe Audits
- wie für interne sowie
- Nichteinhaltung der Norm
Sie lassen sich mit "muss" beschreiben

sind für interne Audits: Leichte Abweichungen der Vorgaben zur Praxis. z.B.

- Nicht–Erreichen der Q–Ziele
- Die Vorgaben sind wenig bekannt
- Die Praxis ist besser als die Vorgaben
- Es bestehen Vorgaben die nicht gebraucht werden
- Unklare Schnittstellen
- Schulungsbedarf

Sie lassen sich meistens mit "sollte" beschreiben

sind für interne Audits Verbesserungsmöglichkeiten. z.B.

- Vereinfachungen
- Einsparungen
- Sicherheit erhöhen
- Hilfsmittel

Sie lassen sich meistens mit "wäre sinnvoll wenn" beschreiben

Inhalt: Bezug auf

- Audit
- Auditor
- Stelle
- Datum
- Auditor
- Checklisten

Der Inhalt ist den auditierten Stellen bereits bekannt.

Der Bericht dient der Informations-Speicherung und zur Erinnerung im Zusammenhang mit Verbesserungsmassnahmen.

Form:

Klar und verständlich.

Möglichst immer die gleiche Gliederung anwenden. (Vereinfacht eine Gesamtzusammenfassung für Management-Review)

Auditdaten

Gesamteindruck und Zusammenfassung

Feststellungen

Schwachstellen
(Erfordern kurzfristige Massnahmen)
Klare Formulierung der Schwachstellen.
z.B. Die Zuständigkeiten für die Freigabe der
QM-Dokumentation sind nicht ausreichend geregelt.

Hinweise und Empfehlungen
(Empfehlenswerte Massnahmen)
z B. Die Inhalte und Begriffe wie Lieferantenbeurteilung und Lieferantenbewertung, sollten klar gegeneinander abgegrenzt und umgesetzt werden.

Dokumente sollten auch während der Entwicklungsphase dem Projekt klar zugeordnet werden können.

Weiteres Vorgehen

- z.B. Korrekturmassnahmen und Zuständigkeiten
- Nachaudit
- Nächstes Audit